Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso

Hacer una cuenta de cobro toma cinco minutos si sabes qué va en cada parte. En esta guía la armamos campo por campo, con un ejemplo real llenado y los errores que hacen que una empresa te la devuelva. Si todavía no tienes claro si puedes cobrar con cuenta de cobro, empieza por qué es una cuenta de cobro y quién puede usarla.

Lo que necesitas a mano

• Tu cédula y, si lo tienes, tu RUT.
• El nombre exacto y el NIT de quien te paga. Cópialos del contrato, de la orden de servicio o del RUT de la empresa, con el dígito de verificación.
• El número de contrato, si trabajas por prestación de servicios.
• El valor acordado y el periodo que vas a cobrar.
• Tu cuenta bancaria: banco, tipo y número.
• Los anexos que pida la empresa: casi siempre la planilla PILA del periodo; a veces el RUT, la certificación bancaria o un informe de actividades.

El ejemplo que vamos a armar

Andrés es diseñador y tiene un contrato de prestación de servicios con una comercializadora. Cada mes le cobra $2.450.000 por administrar sus redes sociales. Así queda su cuenta de cobro de septiembre; cada número corresponde a un paso de esta guía:

Paso 1: escribe la ciudad, la fecha y el número

Arriba, la ciudad y la fecha en que expides la cuenta: Medellín, 30 de septiembre de 2026. Al lado, el título «Cuenta de cobro» y un número consecutivo.

El consecutivo sirve para que ni tú ni la empresa confundan dos cobros. Empieza en 001 y sigue en orden, sin saltarte ni repetir números. Si te devuelven una cuenta y la corriges, puedes conservar el mismo número; si es un cobro nuevo, usa el siguiente.

Paso 2: pon los datos de quien paga

Escribe el nombre o razón social y el NIT de la empresa exactamente como aparecen en su RUT o en el contrato, incluido el dígito de verificación (el número después del guion). Si le cobras a una persona natural, va su nombre completo y su cédula.

Un NIT mal escrito es la causa más común de devolución: la empresa necesita esos datos para su contabilidad y para generar el documento soporte ante la DIAN.

Paso 3: pon tus datos después de «debe a»

La frase clásica es «COMERCIALIZADORA EL ROBLE S.A.S. debe a ANDRÉS FELIPE ROJAS». Escribe tu nombre completo, con los dos apellidos, y tu número de cédula. Si quieres, agrega tu celular y tu correo para que te contacten si hay un problema con el pago.

Paso 4: escribe el valor en números y en letras

Primero el total en números: $ 2.450.000. Debajo, el mismo valor en letras, terminado en «pesos m/cte.» (moneda corriente). Los dos deben coincidir: si no, la empresa no puede pagarla.

No le sumes IVA: quien cobra con cuenta de cobro no es responsable de IVA y no puede cobrarlo. Tampoco restes la retención en la fuente: la calcula y la descuenta la empresa al pagarte.

Paso 5: describe el concepto y el periodo

Después de «por concepto de», explica qué cobras. Un buen concepto responde tres preguntas: qué hiciste, en qué periodo y bajo qué acuerdo.

Si tienes contrato de prestación de servicios, el número del contrato y el número de pago («pago 3 de 6») son casi siempre obligatorios. Mira el formato para contratistas de prestación de servicios, que ya trae esos campos.

Paso 6: agrega el detalle si cobras varias cosas

Si cobras un solo servicio, el concepto basta. Si cobras varias cosas (viajes, horas, piezas de diseño), agrega una tabla con la descripción, la cantidad, el valor unitario y el subtotal de cada una, y el total al final. El total de la tabla debe ser igual al valor del paso 4.

Paso 7: incluye las declaraciones de IVA y del art. 383

Casi todas las empresas piden que declares que no eres responsable de IVA. Es el texto que justifica que no cobres ese impuesto:

Declaro que no soy responsable del impuesto sobre las ventas (IVA), por cuanto cumplo las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Si quieres que la retención en la fuente se calcule con la tabla de rentas de trabajo (que suele dar una retención menor que la tarifa fija de honorarios o servicios), agrega también la manifestación del artículo 383 del Estatuto Tributario. Solo aplica si no has contratado a dos o más trabajadores para tu actividad:

Para efectos de retención en la fuente, manifiesto que no he contratado ni vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a mi actividad, por lo que solicito aplicar la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.

Paso 8: agrega tus datos bancarios

Al final, bajo «favor consignar a», escribe el banco, el tipo de cuenta (ahorros o corriente) y el número. La cuenta debe estar a tu nombre: muchas empresas no pagan a cuentas de terceros y te pedirán una certificación bancaria reciente.

Paso 9: firma

Firma sobre una línea con tu nombre y tu cédula debajo. Sirve la firma a mano sobre el papel o una firma digitalizada en el PDF. Si la haces en el computador, inserta una imagen de tu firma con fondo blanco; en el generador puedes firmar con el dedo desde el celular.

Paso 10: guarda en PDF, adjunta los anexos y envíala

Envíala siempre en PDF: se ve igual en cualquier dispositivo y nadie la modifica sin querer. Si la hiciste en Word, usa Archivo › Guardar como › PDF. ¿Prefieres partir de un archivo editable? Descarga el formato de cuenta de cobro en Word.

Adjunta lo que te pidan, normalmente la planilla PILA pagada del periodo. Para saber cuánto te toca pagar de salud, pensión y ARL según lo que cobras, usa la calculadora de seguridad social para contratistas. Si la empresa tiene una fecha de corte para recibir cuentas, envíala antes para que entre en el pago del mes.

Revisa esto antes de enviarla

• El NIT de la empresa tiene el dígito de verificación y coincide con el contrato.
• El valor en letras dice exactamente lo mismo que el valor en números.
• El concepto dice el periodo y, si aplica, el número de contrato y de pago.
• El número consecutivo no se repite con una cuenta anterior.
• No cobraste IVA ni restaste la retención.
• La cuenta bancaria está a tu nombre.
• Está firmada y en PDF, con los anexos que pidieron.

Todo esto lo revisa el generador de cuentas de cobro por ti: valor en letras automático, declaraciones con un clic, firma en pantalla y PDF listo para WhatsApp en un minuto.